Huishoudelijk reglement

(klik hier voor de printversie)

Huishoudelijk reglement van de vereniging Bredase Federatie van Carnavalsverenigingen goedgekeurd tijdens de ledenvergadering d.d. 20 juni 2006. Gewijzigd tijdens de ledenvergaderingen d.d. 3 november 2008, 26 januari 2009 en 29 oktober 2018.

Artikel 1
Ingevolge artikel 12 der statuten van de vereniging Bredase Federatie van Carnavalsverenigingen heeft de ledenvergadering het hierna volgend reglement vastgesteld.

Artikel 2. Bestuur
Bestuursleden worden door de leden voor 4 jaar benoemd en zijn voor terstond in dezelfde functie herkiesbaar. Bij tussentijds aftreden komt zijn/haar opvolger in zijn/haar plaats in het rooster van aftreden.
1. Voor het verrichten van betalingen, het in ontvangst nemen van gelden van de vereniging en het geven van kwijting is de handtekening van de penningmeester voldoende.
2. De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de datum van de vergaderingen vast en stelt de agenda samen. Hij/zij tekent samen met de secretaris de goedgekeurde notulen van de vergaderingen. Bij ontstentenis of afwezigheid wordt hij/zij in al zijn werkzaamheden vervangen door de secretaris of de penningmeester. Zijn deze ook verhinderd, dan draagt het bestuur deze taak op aan een ander lid uit haar midden.
3. De secretaris is belast met de totale administratie van de vereniging echter met uitzondering van de financiŽle administratie. De secretaris bereidt vergaderingen voor en doet oproepen tot bijeenkomsten van het bestuur en leden. De oproepingen gaan vergezeld van een agenda waarin de te behandelen punten duidelijk worden toegelicht.
4. De penningmeester beheert de gelden en voert de financiŽle administratie van de vereniging. Hij/zij blijft daarvoor verantwoordelijk totdat de algemene ledenvergadering, op voorstel van de kascommissie, decharge heeft verleend of totdat, na decharge, zijn/haar opvolger de functie heeft overgenomen. Hij/zij doet geen andere uitgaven dan die waartoe hij/zij gemachtigd is, of die bij een besluit van de vereniging zijn toegestaan.
Indien de uitgave in zijn/haar ogen gerechtvaardigd is en daarvoor onderbouwing achteraf aan de ledenvergadering wordt gegeven is de penningmeester maximaal 10% budgetoverschrijding toegestaan.
Ingeval van een hogere overschrijding zal de penningmeester na overleg binnen het bestuur, vooraf om schriftelijke toestemming van de leden vragen, waarbij de instemming van een absolute meerderheid van de uitgebrachte stemmen voldoende is om de uitgave te doen.
Hij/zij stelt de begroting en jaarrekening op en legt deze ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering. De begroting wordt behandeld in de voorjaarsvergadering. De jaarstukken in de 1e vergadering van het nieuwe verenigingsjaar.

Artikel 3. Contributie
De contributie voor individuele leden alsmede die voor paren en verenigingen/kapellen zal onderling verschillen. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op voorstel van de penningmeester tijdens de voorjaarsvergadering door de ledenvergadering vastgesteld. Het bedrag van de contributie wordt op een dusdanig niveau vastgesteld dat de normale verenigingsuitgaven hieruit bekostigd kunnen worden. De vereniging streeft naar het vormen van een financiŽle reserve welke minimaal 1 x de totale jaarinkomsten zal bedragen. Dit buiten gelden die voor een benoemd doel gereserveerd worden.

Artikel 4. Kascommissie
De kascommissie bestaat uit 2 personen die ieder voor 2 jaar zijn benoemd. Ieder jaar treedt een der leden af en wordt een nieuw lid der kascommissie door de ledenvergadering in functie benoemd.
De kascommissie controleert aan het einde van het boekjaar de financiŽle administratie van de vereniging en brengt de leden rapport uit over haar bevindingen.
Zij adviseert de ledenvergadering over decharge van penningmeester en bestuur voor het gevoerde financieel beleid.

Artikel 5. Rooster van aftreden
- 2018 Overige bestuursleden
- 2019 Secretaris
- 2020 Penningmeester
- 2021 Voorzitter
- 2022 Overige bestuursleden
- Enz.

Artikel 6. Vergaderingen
De secretaris dient minimaal 4 weken voor de vergaderdatum de (bestuurs)leden van een voorgenomen vergadering in kennis te stellen. De definitieve uitnodiging zal minimaal ťťn week van te voren aangeboden worden en vergezeld gaan van een agenda waarin de te behandelen onderwerpen duidelijk vermeld staan. De voor de vergadering noodzakelijke stukken zullen gelijktijdig met de uitnodiging aan de leden worden toegezonden c.q. gepubliceerd worden op de website.

Artikel 7. Kandidaatstelling
Ter vervanging van een aftredend bestuurslid stelt het bestuur een kandidaat voor. Een stemgerechtigd lid is gerechtigd tot 14 dagen voor aanvang van de ledenvergadering en vergezeld van ten minste 10 handtekeningen van stemgerechtigde leden schriftelijk tegenkandidaten bij het bestuur te melden. Hierbij zal van dezelfde verdeelsleutel gebruik gemaakt worden, zoals beschreven in Artikel 8. Het bestuur is verplicht deze kandidatuur onverwijld aan de leden mede te delen.

Artikel 8. Besluiten
Conform het bepaalde in artikel 13 van de statuten worden besluiten genomen met absolute meerderheid. Hierbij wordt aangetekend dat door de leden het onderstaande aantal stemmen uitgebracht kan worden:
- Ereleden: 1 stem
- Individuele leden: 1 stem
- Paren: 1 stem
- Verenigingen/kapellen: 3 stemmen.
Voor verenigingen/kapellen geldt dat de stemmen niet "gedeeld" kunnen worden uitgebracht.
De stemgerechtigde leden kunnen derden niet machtigen tijdens de ledenvergadering hun stem uit te brengen.

Artikel 9. Federatieorkest
Zij zijn en blijven onder de verantwoordelijkheid van de federatie. De organisatie en financiën worden in een separaat reglement vastgelegd.

Artikel 10. Reglement van onderscheidingen
De Federatie kent een 4-tal persoonlijke onderscheidingen, te weten:
- Draagspeld.
- Kruis van Verdienste.
- Grootkruis.
- Ut Zottekapke.

Draagspeld
Wordt op verzoek van een lid uitgereikt aan een natuurlijke persoon vanwege verdiensten voor het Groot Bredase carnaval. Dit hoeft niet samen te vallen met een carnavalesk jubileum.

Kruis van Verdienste
Wordt bij een persoonlijk carnavalesk jubileum, 11 jaar, 22 jaar etc. op initiatief van de Federatie of een lid verleend aan een natuurlijke persoon voor langdurige of bijzondere verdienste voor een carnavalsvereniging of - stichting (bijvoorbeeld 11 jaar penningmeester). Deze onderscheiding gaat vergezeld van een oorkonde.

Grootkruis
Wordt op initiatief van de Federatie uitgereikt aan een natuurlijke persoon voor een bijzondere en/of langdurige prestatie of inzet voor de Federatie of het Groot Bredase carnaval in het algemeen. Toekenning is ook mogelijk bij bevordering. Aan het toekennen van deze onderscheiding behoeft geen groot aantal jaren inzet ten grondslag te liggen. Deze onderscheiding gaat vergezeld van een oorkonde. De ontvanger van het Grootkruis wordt opgenomen in het register van ereleden.

Ut Zottekapke
Wordt op initiatief van het bestuur van de Federatie maximaal 1x per jaar uitgereikt aan een natuurlijke persoon die een buitengewone prestatie heeft verricht voor de Federatie of het Groot Bredase carnaval in het algemeen en gaat eveneens vergezeld van een oorkonde. De ontvanger van Ut Zottekapke wordt opgenomen in het register van ereleden.

Uiteraard ligt het beslissingsrecht voor het toekennen van enige onderscheiding bij het bestuur van de Federatie of indien daarom wordt gevraagd bij de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 11. SKC
Het bestuur van de Federatie zorgt naar eigen inzicht voor een adequate afvaardiging namens de Federatie in het bestuur van de Stichting Kielegatse Carnavalsbouwers. Het doel is de behartiging van de belangen van de verschillende carnavalsverenigingen die gebruik maken van de bouwloods(en) binnen de Gemeente Breda.

Artikel 12. Slotbepaling
In alle gevallen waarin de statuten dan wel het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur van de vereniging.

(klik hier voor printversie)